La consolidation financière constitue une étape essentielle du processus de clôture des groupes. Elle permet de réunir les données financières des différentes entités afin de produire une vision consolidée de la performance du groupe.
Pourtant, dans de nombreuses organisations, la consolidation repose encore sur de nombreuses opérations manuelles : collecte des données, contrôles, retraitements, conversions de devises, éliminations intercompagnies ou encore préparation des reportings.
Lorsque le nombre d’entités augmente, ces opérations peuvent rapidement devenir complexes et chronophages.
L’automatisation de la consolidation financière répond précisément à cet enjeu. Grâce à une solution EPM (Enterprise Performance Management) adaptée, les entreprises peuvent structurer leurs processus, automatiser les traitements récurrents et améliorer la fiabilité des données.
Alors, quelles étapes de la consolidation financière peut-on automatiser et comment mettre en place une démarche efficace ?
Pourquoi automatiser la consolidation financière ?
La consolidation financière implique généralement de nombreuses étapes qui doivent être coordonnées entre les filiales, les équipes Finance et la direction financière groupe.
Lorsque ces opérations sont principalement réalisées manuellement, plusieurs difficultés peuvent apparaître :
- temps important consacré à la collecte des données ;
- multiplication des fichiers Excel ;
- retraitements manuels ;
- risques d’erreurs ;
- difficultés à suivre les modifications ;
- contrôles longs et répétitifs ;
- manque de visibilité sur l’avancement de la clôture ;
- délais importants pour produire les états consolidés.
L’automatisation permet de réduire ces opérations manuelles et de rendre le processus plus standardisé.
L’objectif n’est pas de supprimer le contrôle humain, mais de permettre aux équipes Finance de se concentrer davantage sur l’analyse et la validation des résultats.
Quelles étapes de la consolidation financière peut-on automatiser ?
Toutes les étapes ne présentent pas le même potentiel d’automatisation. Cependant, une grande partie du processus peut être structurée et automatisée avec une solution EPM.
1. La collecte des données financières
La première étape consiste à récupérer les données nécessaires auprès des différentes entités du groupe.
Dans un processus manuel, les filiales peuvent transmettre leurs informations sous différents formats, parfois via des fichiers Excel.
Cette méthode peut générer :
- des délais de collecte ;
- des problèmes de format ;
- des données manquantes ;
- des versions multiples d’un même fichier ;
- des contrôles supplémentaires.
Une solution EPM permet de connecter les différentes sources de données et de centraliser les informations nécessaires à la consolidation.
Les données peuvent ainsi être intégrées selon des règles et des formats définis en amont.
Résultat : une collecte plus structurée et moins dépendante des échanges manuels.
2. Le contrôle et la validation des données
Avant de lancer la consolidation, les données doivent être contrôlées.
Il peut notamment être nécessaire de vérifier :
- la cohérence des données ;
- les comptes concernés ;
- les périodes ;
- les devises ;
- les données manquantes ;
- certains écarts inhabituels ;
- les règles de gestion applicables.
Une solution EPM peut intégrer des règles de contrôle directement dans le processus.
Les anomalies peuvent ainsi être détectées plus tôt et renvoyées aux équipes concernées avant la consolidation.
Cela évite de découvrir certaines erreurs tardivement, après plusieurs étapes de traitement.
3. La conversion des devises
Pour les groupes internationaux, la conversion des devises constitue une étape importante de la consolidation.
Les différentes entités peuvent produire leurs données dans leurs devises locales, alors que le reporting groupe doit être réalisé dans une devise de consolidation.
Une solution EPM peut automatiser l’application des taux et des règles de conversion définis par le groupe.
Cela permet de limiter les calculs manuels et de standardiser le traitement des différentes entités.
4. Les éliminations intercompagnies
Les opérations intercompagnies constituent souvent une source importante de complexité dans les processus de consolidation.
Les transactions entre sociétés d’un même groupe doivent être identifiées puis éliminées afin d’éviter de surévaluer les revenus, charges, créances ou dettes au niveau consolidé.
L’automatisation peut permettre de :
- identifier les opérations intercompagnies ;
- rapprocher les données entre les entités ;
- détecter les écarts ;
- appliquer les règles d’élimination ;
- suivre les exceptions.
Les équipes Finance peuvent ainsi se concentrer sur les écarts nécessitant réellement une analyse.
5. Les règles de consolidation
Les groupes peuvent appliquer différentes règles selon leur organisation et leurs référentiels comptables.
Une solution EPM permet de formaliser ces règles dans le processus de consolidation.
Il peut notamment s’agir de gérer :
- les périmètres de consolidation ;
- les participations ;
- les méthodes de consolidation ;
- les éliminations ;
- les ajustements ;
- certains retraitements spécifiques.
L’intérêt est de rendre les traitements plus systématiques et reproductibles.
6. Les workflows de validation
La consolidation ne consiste pas uniquement à effectuer des calculs.
Elle implique également plusieurs étapes de validation entre les filiales, les équipes Finance et le groupe.
Un workflow EPM permet de suivre :
- les tâches à effectuer ;
- les responsables ;
- les données soumises ;
- les validations ;
- les anomalies ;
- l’état d’avancement du processus.
Les équipes disposent ainsi d’une vision plus claire de la clôture.
Cela permet également d’identifier plus rapidement les éventuels blocages.
7. La production des reportings
Une fois les données consolidées, les équipes Finance doivent produire différents reportings pour la direction et les parties prenantes.
Lorsque ces reportings sont préparés manuellement, les équipes peuvent devoir exporter, retraiter et remettre en forme les données.
Avec un environnement EPM, les reportings peuvent être construits directement à partir des données consolidées.
Cela permet notamment de :
- réduire les retraitements ;
- accélérer la production des rapports ;
- utiliser des formats standardisés ;
- améliorer la cohérence entre les différents reportings.
Automatiser ne signifie pas supprimer les contrôles
L’automatisation de la consolidation financière ne doit pas être confondue avec une absence de contrôle.
Au contraire, un processus automatisé doit permettre de mieux contrôler les données.
Les règles peuvent par exemple détecter :
- des écarts significatifs ;
- des données manquantes ;
- des incohérences entre sociétés ;
- des variations inhabituelles ;
- des écarts intercompagnies ;
- des problèmes de périmètre.
L’objectif est de faire évoluer le rôle des équipes Finance : plutôt que de vérifier manuellement l’ensemble des données, elles peuvent concentrer leurs efforts sur les exceptions et les analyses à forte valeur ajoutée.
Quels sont les bénéfices de l’automatisation ?
Automatiser la consolidation financière peut apporter plusieurs bénéfices.
Réduire le temps consacré aux tâches manuelles
Les équipes passent moins de temps à collecter, transformer et retraiter les données.
Accélérer la clôture
Des traitements automatisés permettent de réduire les délais entre la collecte des données et la production des résultats consolidés.
Fiabiliser les données
Les règles de contrôle et les processus standardisés réduisent certains risques liés aux manipulations manuelles.
Améliorer la traçabilité
Les processus automatisés permettent de mieux suivre les données, les traitements et les validations.
Standardiser les processus
Les différentes entités peuvent travailler avec des règles et des workflows communs.
Libérer du temps pour l’analyse
Les équipes Finance peuvent consacrer davantage de temps à l’analyse de la performance et à l’accompagnement des décisions.
Pourquoi l’EPM est-il adapté à l’automatisation de la consolidation ?
L’EPM est particulièrement adapté aux processus de consolidation car il permet de réunir plusieurs dimensions du pilotage financier dans un même environnement.
Selon la solution retenue, un environnement EPM peut notamment couvrir :
- consolidation ;
- clôture financière ;
- reporting ;
- planification ;
- forecasting ;
- workflows ;
- contrôles ;
- analyse de la performance.
Cela permet d’éviter de traiter chaque processus dans un outil différent et de multiplier les interfaces et les retraitements.
L’EPM peut ainsi devenir une couche de pilotage complémentaire à l’ERP.
ERP et EPM : quel rôle pour chacun ?
L’automatisation de la consolidation ne signifie pas nécessairement que l’ERP doit être remplacé.
Les deux environnements ont des rôles complémentaires.
L’ERP
Il constitue généralement le système de référence pour les opérations et les données comptables transactionnelles.
L’EPM
Il intervient davantage sur :
- la consolidation ;
- le reporting ;
- la planification ;
- le forecasting ;
- l’analyse financière ;
- les processus de clôture.
Une bonne intégration entre ERP et EPM permet donc de faire circuler les données de manière automatisée entre les deux environnements.
Comment réussir un projet d’automatisation de la consolidation ?
La technologie ne suffit pas à elle seule.
Avant d’automatiser, il est nécessaire de comprendre précisément le fonctionnement actuel de la consolidation.
1. Cartographier le processus actuel
Il faut identifier :
- les sources de données ;
- les traitements manuels ;
- les contrôles ;
- les retraitements ;
- les validations ;
- les reportings produits.
Cette cartographie permet d’identifier les principales sources de complexité.
2. Prioriser les processus à automatiser
Toutes les opérations ne doivent pas nécessairement être automatisées immédiatement.
Il est préférable de commencer par les tâches :
- répétitives ;
- chronophages ;
- fortement dépendantes d’Excel ;
- présentant un risque d’erreur ;
- faciles à standardiser.
3. Définir les règles de gestion
Les règles de consolidation doivent être clairement documentées avant leur automatisation.
Cela permet de garantir une meilleure cohérence entre les différentes entités.
4. Préparer les données
L’automatisation nécessite des données structurées et suffisamment fiables.
Il faut donc vérifier les référentiels, les formats, les mappings et les règles de qualité des données.
5. Accompagner les utilisateurs
Les équipes Finance doivent être impliquées dans la définition des processus cibles.
Le changement ne doit pas être uniquement technique : il concerne également les méthodes de travail.
Quels indicateurs suivre après l’automatisation ?
Pour mesurer l’efficacité du projet, plusieurs KPI peuvent être suivis.
Par exemple :
- durée totale de la consolidation ;
- durée de la clôture ;
- temps consacré aux retraitements ;
- nombre de contrôles automatisés ;
- nombre d’erreurs détectées ;
- nombre de fichiers Excel utilisés ;
- nombre de tâches manuelles ;
- temps nécessaire à la production des reportings ;
- nombre d’interventions nécessaires pour corriger les données.
Ces indicateurs permettent de mesurer les gains obtenus et d’identifier les nouveaux axes d’amélioration.
L’automatisation de la consolidation : un levier de transformation de la Finance
L’automatisation ne doit pas être considérée comme un simple projet informatique.
Elle peut contribuer à faire évoluer le rôle de la fonction Finance.
Lorsque les équipes passent moins de temps à collecter et retraiter les données, elles peuvent davantage se concentrer sur :
- l’analyse des résultats ;
- l’identification des tendances ;
- l’analyse des écarts ;
- le pilotage de la performance ;
- l’accompagnement des directions opérationnelles ;
- la préparation des décisions stratégiques.
La consolidation devient ainsi moins une succession de tâches administratives et davantage un processus structuré au service du pilotage financier.
L’approche BHI Consulting
BHI Consulting accompagne les entreprises dans leurs projets de transformation Finance et de mise en œuvre de solutions EPM.
Notre approche consiste à analyser les processus de consolidation existants, identifier les tâches pouvant être automatisées et définir une organisation cible adaptée aux besoins du groupe.
Nous intervenons notamment sur des environnements EPM tels que OneStream et CCH Tagetik, en lien avec les systèmes ERP et les autres sources de données de l’entreprise.
L’objectif est de construire un processus de consolidation plus automatisé, plus fiable et plus transparent, tout en permettant aux équipes Finance de conserver la maîtrise des règles et des contrôles.
Conclusion
L’automatisation de la consolidation financière permet de répondre à plusieurs enjeux : réduire les tâches manuelles, accélérer la clôture, fiabiliser les données et améliorer la traçabilité des processus.
Grâce à une solution EPM, les entreprises peuvent automatiser une grande partie de la collecte, des contrôles, des conversions, des éliminations, des workflows et du reporting.
Mais la réussite d’un tel projet repose avant tout sur une bonne compréhension des processus existants, la qualité des données et l’implication des équipes Finance.
Vous souhaitez automatiser votre processus de consolidation financière ? Contactez nos experts pour échanger sur votre projet et identifier les leviers d’amélioration adaptés à votre organisation.
