Une solution EPM permet de centraliser les données et de structurer les différentes étapes du processus de clôture.

L’objectif n’est pas simplement de remplacer Excel par un nouvel outil. Il s’agit de construire un processus plus automatisé, contrôlé et partagé entre les différentes équipes Finance.

1. Centraliser les données financières

L’un des premiers bénéfices d’une solution EPM est de centraliser les informations nécessaires à la consolidation et au reporting.

Les données peuvent être collectées depuis les différents systèmes de l’entreprise et intégrées dans un environnement commun.

Les équipes Finance disposent ainsi d’une source de données structurée et peuvent limiter les manipulations manuelles.

Résultat : moins de temps consacré à la collecte et à la préparation des données.

2. Automatiser les traitements récurrents

Certaines opérations sont répétées à chaque clôture :

• import des données ;
• contrôles ;
• rapprochements ;
• conversions de devises ;
• calculs ;
• éliminations intercompagnies ;
• consolidation ;
• génération des reportings.

Une solution EPM permet d’automatiser une partie importante de ces traitements.

Les équipes Finance peuvent ainsi se concentrer davantage sur l’analyse des résultats plutôt que sur les tâches administratives.

3. Standardiser le processus de clôture

L’EPM permet également de définir des processus communs entre les différentes entités.

Par exemple, un groupe peut définir :

• un calendrier de clôture commun ;
• des règles de contrôle standardisées ;
• des workflows de validation ;
• des responsabilités clairement définies ;
• des formats de données homogènes.

Cette standardisation facilite la coordination entre les filiales et la direction financière.

Elle contribue également à réduire les écarts de pratiques entre les différentes entités.

Réduire les erreurs pour accélérer la clôture

Accélérer une clôture ne signifie pas simplement supprimer des étapes.

Une clôture rapide doit également être fiable.

Les contrôles automatisés proposés par les solutions EPM peuvent permettre d’identifier plus rapidement les anomalies ou les incohérences.

Par exemple, des règles peuvent contrôler :

• l’équilibre des données ;
• les écarts significatifs ;
• les données manquantes ;
• certaines incohérences entre entités ;
• les opérations intercompagnies ;
• les variations inhabituelles.

Les équipes peuvent alors intervenir plus rapidement sur les exceptions plutôt que de contrôler manuellement l’ensemble des données.

Automatiser les workflows de clôture

Le suivi des tâches est également un élément important du processus de clôture.

Sans workflow structuré, les équipes peuvent dépendre de nombreux échanges par e-mail ou de fichiers de suivi pour savoir :

• qui doit effectuer une tâche ;
• quelles données ont été validées ;
• quelles étapes restent à terminer ;
• quelles anomalies doivent être corrigées.

Un EPM peut centraliser ces informations grâce à des workflows.

Chaque participant peut ainsi disposer d’une vision claire des tâches qui lui sont attribuées et de leur état d’avancement.

Les bénéfices sont multiples :

• meilleure coordination entre les équipes ;
• visibilité sur l’avancement de la clôture ;
• réduction des échanges manuels ;
• traçabilité des validations ;
• identification plus rapide des blocages.

Accélérer la consolidation financière

Dans les groupes internationaux, la consolidation constitue souvent l’une des étapes les plus complexes de la clôture.

Elle peut notamment nécessiter :

• la collecte des données des filiales ;
• l’harmonisation des référentiels ;
• la conversion des devises ;
• les éliminations intercompagnies ;
• l’application des règles de consolidation ;
• la production des états consolidés.

Une solution EPM spécialisée permet d’intégrer ces règles directement dans le processus.

Les traitements peuvent ainsi être exécutés de manière plus systématique et reproductible.

Cela permet de réduire les manipulations manuelles et de rendre le processus plus prévisible.

Une meilleure traçabilité des données

La rapidité ne doit pas se faire au détriment de la traçabilité.

Dans un environnement Finance, il est essentiel de pouvoir comprendre :

• d’où provient une donnée ;
• quels traitements ont été appliqués ;
• quelles modifications ont été réalisées ;
• qui a validé une information ;
• quelle version du reporting a été utilisée.

Les solutions EPM peuvent apporter une meilleure visibilité sur le cycle de vie des données et des processus.

Cette traçabilité facilite également les contrôles internes et les travaux d’audit.

L’EPM permet-il réellement de réduire le temps de clôture ?

Oui, mais l’outil seul ne suffit pas.

La réduction du temps de clôture dépend de plusieurs facteurs :

1. La qualité des données

Des données incomplètes ou incohérentes continueront à ralentir la clôture, même avec une solution EPM performante.

2. La qualité des processus

Automatiser un processus inefficace ne permet pas nécessairement de l’améliorer.

Il est donc important d’analyser les processus existants avant de les automatiser.

3. Le niveau d’intégration avec les systèmes existants

Plus les données sont intégrées automatiquement depuis les ERP et les autres systèmes sources, moins les équipes doivent effectuer de manipulations manuelles.

4. L’adoption par les utilisateurs

Les équipes Finance doivent comprendre les nouveaux processus et savoir utiliser la solution.

La conduite du changement constitue donc un élément essentiel du projet.

Pour aller plus loin dans la démarche, découvrez également Comment réussir la migration vers une nouvelle solution de consolidation financière ?

Comment réussir un projet d’accélération de la clôture ?

Avant de déployer une solution EPM, plusieurs étapes peuvent être suivies.

Étape 1 : analyser le processus actuel

Il faut identifier les différentes étapes de la clôture et mesurer le temps consacré à chacune d’entre elles.

Quelques indicateurs peuvent être suivis :

• durée totale de la clôture ;
• temps consacré à la collecte des données ;
• nombre de retraitements manuels ;
• nombre d’erreurs ou de corrections ;
• temps consacré aux contrôles ;
• nombre de fichiers utilisés ;
• délais de validation.

Cette analyse permet d’identifier les principaux points de friction.

Étape 2 : identifier les tâches automatisables

Toutes les étapes ne nécessitent pas forcément une automatisation.

L’objectif est de prioriser les opérations :

• répétitives ;
• chronophages ;
• fortement dépendantes d’Excel ;
• présentant un risque d’erreur ;
• nécessitant des contrôles systématiques.

Étape 3 : définir un processus cible

L’entreprise peut ensuite définir une nouvelle organisation de la clôture :

• quelles données doivent être intégrées automatiquement ?
• quelles règles doivent être automatisées ?
• quels contrôles doivent être réalisés ?
• quelles validations doivent être intégrées au workflow ?
• quels reportings doivent être générés automatiquement ?

Étape 4 : accompagner les équipes Finance

La réussite du projet dépend également de l’adoption par les utilisateurs.

Les équipes doivent comprendre non seulement comment utiliser l’EPM, mais surtout pourquoi les processus évoluent.

EPM et ERP : deux solutions complémentaires

L’EPM ne remplace pas nécessairement l’ERP.

Les deux solutions répondent à des besoins complémentaires.

L’ERP constitue généralement le système de référence pour les opérations et la comptabilité transactionnelle.

L’EPM intervient davantage sur :

• la consolidation ;
• la planification ;
• le reporting ;
• le forecasting ;
• l’analyse de la performance ;
• la gestion des processus Finance.

Une architecture correctement intégrée entre ERP et EPM permet ainsi de fluidifier la circulation des données entre les systèmes.

Quel impact pour les équipes Finance ?

L’objectif d’une clôture plus rapide n’est pas simplement de demander aux équipes de travailler davantage ou plus rapidement.

Il s’agit surtout de réduire les tâches à faible valeur ajoutée.

Avec des processus mieux automatisés, les équipes Finance peuvent consacrer davantage de temps à :

• l’analyse des résultats ;
• l’identification des écarts ;
• l’analyse de la performance ;
• l’accompagnement des métiers ;
• la production d’analyses pour la direction.

La fonction Finance évolue ainsi progressivement d’un rôle principalement orienté vers la production de données vers un rôle davantage orienté vers l’analyse et le pilotage.

Comment mesurer les progrès après la mise en place d’un EPM ?

Pour vérifier que le projet produit les résultats attendus, il est important de suivre des KPI avant et après le déploiement.

Parmi les indicateurs pertinents :

• durée totale de clôture ;
• nombre de jours nécessaires à la consolidation ;
• temps consacré aux retraitements manuels ;
• nombre d’erreurs détectées ;
• nombre de tâches automatisées ;
• temps consacré à la production des reportings ;
• nombre de fichiers Excel utilisés ;
• taux de respect du calendrier de clôture.

Ces indicateurs permettent de mesurer concrètement les gains obtenus.

L’approche BHI Consulting

Accélérer une clôture financière nécessite à la fois une réflexion sur les processus, les données, les outils et l’organisation Finance.

BHI Consulting accompagne les entreprises dans leurs projets de transformation Finance et de mise en œuvre de solutions EPM, notamment autour de solutions telles que OneStream et CCH Tagetik.

Notre approche consiste à comprendre les processus existants, identifier les axes d’amélioration et construire une solution adaptée aux besoins de l’organisation.

L’objectif est d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, fiabiliser les données et permettre aux équipes Finance de consacrer davantage de temps à l’analyse et au pilotage de la performance.

Conclusion

Réduire le temps de clôture financière ne consiste pas uniquement à accélérer les traitements comptables. Il s’agit de repenser l’ensemble du processus : collecte des données, contrôles, consolidation, validation et reporting.

Grâce à l’EPM, les entreprises peuvent centraliser leurs données, automatiser les traitements récurrents, standardiser leurs processus et améliorer la traçabilité des informations.

Mais pour obtenir des résultats durables, le projet doit également s’appuyer sur des processus adaptés, des données fiables et une bonne adoption par les équipes.

Vous souhaitez accélérer votre clôture financière et évaluer les bénéfices d’une solution EPM ? Contactez nos experts pour échanger sur votre projet et identifier les meilleures options pour votre organisation.