Excel reste encore aujourd’hui un outil incontournable dans les départements Finance. Sa flexibilité, sa facilité d’utilisation et sa capacité à analyser rapidement des données en font un support privilégié pour de nombreuses équipes financières.

La consolidation financière n’échappe pas à cette réalité. De nombreuses entreprises utilisent encore Excel pour collecter les données des filiales, effectuer certains retraitements, gérer les rapprochements intercompagnies ou produire leurs reportings consolidés.

Pour une organisation de petite taille avec un nombre limité d’entités, cette approche peut parfaitement fonctionner.

Mais lorsque le groupe se développe, que le nombre de filiales augmente ou que les processus de consolidation deviennent plus complexes, Excel peut progressivement atteindre ses limites.

La question n’est donc pas de savoir si Excel est un mauvais outil.

La véritable question est plutôt :

À partir de quel moment Excel devient-il un frein à la consolidation financière ?

Pourquoi Excel est-il encore largement utilisé pour la consolidation financière ?

Excel présente plusieurs avantages qui expliquent sa popularité auprès des équipes Finance.

Il est :

• facilement accessible ;
• flexible ;
• familier pour les utilisateurs ;
• rapide à mettre en place ;
• adapté aux analyses ponctuelles ;
• capable de traiter de nombreux types de données.

Microsoft permet notamment de consolider des données provenant de plusieurs feuilles de calcul ou classeurs dans une feuille maître, ce qui peut répondre à certains besoins de consolidation simples.

Pour une entreprise disposant de quelques entités et d’un processus relativement stable, Excel peut donc constituer une solution parfaitement adaptée.

Les difficultés apparaissent généralement lorsque le processus devient plus complexe et implique de nombreux utilisateurs, plusieurs systèmes sources ou des exigences importantes en matière de contrôle et de traçabilité.

Quand Excel commence-t-il à montrer ses limites ?

Les problèmes ne viennent généralement pas d’une fonctionnalité précise d’Excel.

Ils apparaissent lorsque l’entreprise commence à utiliser de nombreux fichiers, formules, macros, liens entre classeurs et processus manuels pour faire fonctionner l’ensemble de la consolidation.

Le système devient alors progressivement difficile à contrôler.

Plus le nombre d’entités et d’utilisateurs augmente, plus cette complexité peut devenir difficile à maîtriser.

La multiplication des fichiers Excel

Une consolidation financière peut rapidement nécessiter plusieurs fichiers :

• un fichier par filiale ;
• un fichier de collecte ;
• un fichier de mapping ;
• un fichier de retraitements ;
• un fichier intercompany ;
• un fichier de consolidation ;
• plusieurs fichiers de reporting.

Chaque fichier peut avoir son propre propriétaire, ses propres règles et ses propres versions.

Le processus devient alors dépendant d’une organisation complexe de fichiers et de personnes.

Cette multiplication des fichiers augmente également le risque d’utiliser une mauvaise version ou de modifier une donnée sans que les autres utilisateurs en soient informés.

Les problèmes de version

La gestion des versions constitue l’une des principales difficultés des processus de consolidation basés sur Excel.

Plusieurs utilisateurs peuvent travailler sur des copies différentes d’un même fichier.

Une modification peut alors être réalisée dans une version qui n’est finalement pas utilisée pour la consolidation finale.

Cette situation peut générer :

• des écarts entre les fichiers ;
• des données obsolètes ;
• des retraitements oubliés ;
• des difficultés lors des contrôles ;
• des temps supplémentaires consacrés à identifier la bonne version.

Lorsque le processus devient critique, cette dépendance aux fichiers peut devenir un véritable risque opérationnel.

Des processus de consolidation encore trop manuels

Une autre limite importante concerne le niveau d’automatisation.

Dans un environnement Excel, certaines opérations peuvent nécessiter de nombreuses interventions manuelles :

• collecte des données auprès des filiales ;
• contrôle des fichiers ;
• vérification des données ;
• mapping des comptes ;
• retraitements ;
• éliminations intercompagnies ;
• conversion des devises ;
• production des états consolidés ;
• préparation du reporting.

Certaines de ces opérations peuvent bien entendu être automatisées avec Excel, Power Query, VBA ou d’autres outils.

Mais plus les processus deviennent nombreux et interdépendants, plus leur maintenance peut devenir complexe.

L’enjeu n’est donc pas simplement d’automatiser une tâche.

Il s’agit de déterminer si l’ensemble du processus de consolidation peut être centralisé, contrôlé, documenté et reproduit de manière fiable.

La traçabilité devient un enjeu majeur

Une consolidation financière doit permettre de comprendre comment un chiffre a été obtenu.

Lorsqu’un montant consolidé évolue, les équipes Finance doivent pouvoir identifier :

• la donnée source ;
• l’entité concernée ;
• le retraitement effectué ;
• la personne ayant effectué la modification ;
• la règle appliquée ;
• la version du fichier utilisée.

Avec un environnement composé de nombreux fichiers Excel, cette traçabilité peut devenir difficile à maintenir.

Le problème est particulièrement important lorsque les équipes doivent répondre à des demandes d’audit ou expliquer rapidement l’origine d’un chiffre consolidé.

Les difficultés liées aux consolidations multi-entités

La complexité augmente encore lorsque l’entreprise possède de nombreuses filiales.

Chaque entité peut avoir :

• son propre système comptable ;
• son propre plan de comptes ;
• sa propre devise ;
• ses propres règles de gestion ;
• son propre calendrier de clôture ;
• ses propres pratiques de reporting.

Il faut alors collecter et harmoniser ces données avant de pouvoir produire une vision consolidée.

Excel peut gérer certaines de ces opérations, mais le processus devient progressivement plus difficile à maintenir lorsque le nombre d’entités augmente.

Le véritable enjeu devient alors la standardisation du processus de consolidation.

Les enjeux liés aux opérations intercompagnies

Les transactions intercompagnies représentent également un point de vigilance important.

Les équipes Finance doivent identifier les opérations entre les différentes entités, rapprocher les montants et gérer les éventuelles différences.

Avec des processus fortement dépendants d’Excel, ces opérations peuvent nécessiter de nombreuses vérifications manuelles.

Cela peut entraîner :

• des écarts intercompagnies ;
• des recherches longues ;
• des retraitements manuels ;
• des retards dans la clôture.

Une solution de consolidation dédiée peut permettre de structurer davantage ces processus et de centraliser les règles appliquées.

L’impact sur le calendrier de clôture

Plus les processus sont manuels, plus ils peuvent ralentir la clôture financière.

Les équipes passent alors une partie importante de leur temps à :

• collecter les fichiers ;
• vérifier les données ;
• relancer les filiales ;
• corriger les erreurs ;
• rechercher les différences ;
• consolider les informations ;
• reconstruire les reportings.

Le risque est alors de consacrer davantage de temps à préparer les données qu’à les analyser.

Or, l’objectif d’une fonction Finance moderne est justement de permettre aux équipes de passer davantage de temps à l’analyse et au pilotage de la performance.

Excel peut-il encore avoir sa place dans un environnement EPM ?

Oui.

Passer à une solution EPM ne signifie pas nécessairement supprimer Excel.

Certaines solutions EPM permettent au contraire de conserver Excel comme interface familière pour les utilisateurs tout en centralisant les données et les processus dans une plateforme gouvernée.

Par exemple, Oracle documente l’utilisation de Smart View pour travailler avec des données et des formulaires EPM directement depuis Excel, notamment pour Planning et Financial Consolidation and Close.

L’objectif n’est donc pas forcément de remplacer Excel, mais de déterminer quelles opérations doivent rester dans Excel et lesquelles doivent être gérées par une plateforme de consolidation et de performance management.

Quels sont les signes indiquant qu’il est temps de changer d’outil ?

Il n’existe pas de seuil universel.

Cependant, certains signaux doivent attirer l’attention des directions Finance.

1. Le nombre de fichiers augmente constamment

Si chaque nouvelle entité nécessite de nouveaux fichiers, modèles ou retraitements, le processus risque de devenir difficile à maintenir.

2. Les équipes passent trop de temps à collecter les données

Lorsque la collecte et la vérification prennent davantage de temps que l’analyse, il peut être pertinent d’étudier l’automatisation.

3. Les erreurs sont difficiles à identifier

Si les équipes passent beaucoup de temps à rechercher l’origine d’un écart, le processus manque probablement de contrôle et de traçabilité.

4. La clôture financière devient trop longue

Un processus de consolidation qui s’allonge au fur et à mesure que l’organisation se développe peut devenir un frein à la prise de décision.

5. Les acquisitions compliquent fortement le processus

L’intégration de nouvelles filiales peut devenir particulièrement complexe lorsque chaque acquisition apporte son propre système, son propre référentiel et ses propres fichiers.

6. Le reporting nécessite de nombreuses manipulations

Lorsque la production du reporting groupe implique plusieurs étapes manuelles, il peut être intéressant d’étudier une plateforme intégrée.

7. Les contrôles et les audits deviennent plus complexes

Si les équipes ont des difficultés à retracer l’origine des données ou des ajustements, la gouvernance du processus doit être renforcée.

8. Excel devient un système critique

C’est probablement l’un des signaux les plus importants.

Excel devient problématique lorsque l’entreprise dépend de quelques fichiers critiques ou de quelques collaborateurs qui connaissent parfaitement leur fonctionnement.

Le risque n’est alors plus seulement technique.

Il devient organisationnel.

Excel ou solution de consolidation : comment décider ?

La question ne doit pas être :

« Excel ou EPM ? »

Mais plutôt :

« Quel environnement correspond à la complexité et aux enjeux de notre organisation ? »

Pour aller plus loin : Comment choisir un outil de consolidation et de reporting financier ?

Excel peut rester pertinent lorsque :

• le nombre d’entités est limité ;
• les processus sont simples ;
• les volumes de données restent maîtrisables ;
• peu d’utilisateurs interviennent ;
• les contrôles sont simples ;
• le processus est facilement reproductible.

Une solution de consolidation dédiée devient pertinente lorsque :

• le groupe compte de nombreuses entités ;
• les données proviennent de plusieurs systèmes ;
• les opérations intercompagnies sont importantes ;
• les processus de consolidation sont complexes ;
• les exigences de traçabilité augmentent ;
• la clôture est trop longue ;
• les reportings nécessitent de nombreuses manipulations ;
• l’entreprise souhaite automatiser davantage ses processus.

Comment réussir la transition d’Excel vers un outil de consolidation ?

Passer d’Excel à une solution dédiée ne doit pas être considéré comme un simple projet informatique.

Avant de sélectionner une solution, il est essentiel de comprendre le fonctionnement actuel du processus.

La démarche peut commencer par :

1. Cartographier les processus existants

Identifier les étapes de collecte, contrôle, consolidation et reporting.

2. Identifier les fichiers critiques

Déterminer quels classeurs sont réellement indispensables au processus.

3. Analyser les retraitements

Identifier les opérations manuelles qui pourraient être automatisées.

4. Fiabiliser les données

Nettoyer et harmoniser les référentiels avant la migration.

5. Définir les besoins cibles

Clarifier les attentes en matière de consolidation, reporting, workflow, contrôle et audit.

6. Choisir la solution adaptée

Comparer les solutions en fonction des besoins réels de l’entreprise et non uniquement de leurs fonctionnalités.

7. Accompagner les utilisateurs

Les équipes Finance doivent être impliquées dès les premières étapes afin de favoriser l’adoption de la nouvelle solution.

Pourquoi l’EPM peut transformer la consolidation financière ?

Une plateforme EPM permet de centraliser davantage les données et les processus de Finance dans un environnement structuré.

Selon la solution retenue, elle peut couvrir différents besoins :

• consolidation financière ;
• reporting ;
• planning ;
• budgeting ;
• forecasting ;
• account reconciliation ;
• management reporting ;
• performance management.

L’intérêt principal réside dans la possibilité de connecter ces processus autour d’une même architecture de données et de règles de gestion.

Certaines plateformes EPM proposent également des fonctions d’automatisation et de reporting qui permettent de réduire la dépendance aux processus manuels.

L’objectif n’est pas de supprimer Excel

Il est important de le rappeler : Excel reste un outil puissant pour l’analyse financière.

Les équipes Finance continueront souvent à l’utiliser pour :

• analyser les données ;
• réaliser des simulations ;
• préparer des analyses ponctuelles ;
• construire certains supports de présentation.

La véritable transformation consiste plutôt à éviter qu’Excel devienne le système central et non gouverné de consolidation financière.

Excel peut rester une interface d’analyse.

La plateforme EPM peut, quant à elle, devenir le socle gouverné des processus de consolidation, de reporting et de pilotage.

L’approche BHI Consulting

Chez BHI Consulting, nous accompagnons les entreprises dans l’évolution de leurs processus Finance et dans leurs projets de transformation EPM.

Notre approche commence par la compréhension de l’existant :

• analyse des processus de consolidation ;
• cartographie des flux de données ;
• identification des fichiers et traitements critiques ;
• analyse des besoins métiers ;
• définition de l’architecture cible ;
• choix et intégration de la solution ;
• préparation des données ;
• accompagnement des utilisateurs ;
• suivi de l’adoption.

Notre objectif est de permettre aux équipes Finance de réduire les tâches manuelles, améliorer la fiabilité des données et disposer d’un environnement plus structuré pour la consolidation et le reporting.

Conclusion

Excel n’est pas nécessairement un problème pour la consolidation financière.

Il devient un problème lorsque la complexité du processus dépasse la capacité de l’organisation à le contrôler efficacement.

Multiplication des fichiers, gestion des versions, retraitements manuels, difficultés de traçabilité, opérations intercompagnies complexes et délais de clôture trop importants sont autant de signaux qui peuvent indiquer qu’une évolution est nécessaire.

La transition vers une solution de consolidation ou une plateforme EPM doit alors être considérée comme une opportunité de simplifier les processus, fiabiliser les données et améliorer la performance de la fonction Finance.

L’objectif n’est pas de remplacer Excel à tout prix. Il est de donner à la Finance les bons outils pour chaque usage.

Vous souhaitez moderniser votre processus de consolidation financière ?

Chaque organisation possède ses propres processus, systèmes et enjeux.

Les consultants BHI Consulting accompagnent les entreprises dans l’analyse, la modernisation et l’intégration de leurs environnements de consolidation, de reporting et d’EPM.

Contactez nos experts pour échanger sur vos enjeux de transformation Finance et identifier la trajectoire la plus adaptée à votre organisation.